Sistema Gestión de Archivos Digitales

GAD

Centro MAC desarrolló una herramienta parametrizable que le permite realizar ajustes de acuerdo a los requerimientos de cada cliente. Por ejemplo, para cada cliente puede establecer distintos niveles de seguridad para determinar quiénes pueden dentro de la propia empresa u organismo acceder a los documentos digitalizados.

El Sistema de Gestión de Archivos Digitales es una poderosa herramienta para administrar, buscar y organizar los documentos digitalizados de una organización. El sistema se adapta a las necesidades de cada cliente y permite configurar en tiempo real la estructura en que se ordenan y despliegan los documentos digitales. Esto implica que el sistema GAD acompañará el crecimiento y los cambios que tengan lugar en la organización.

Una vez que se configuró el sistema de acuerdo a los requerimientos del cliente, GAD se puede utilizar como un gestor documental donde se cargan nuevos documentos, se hacen versiones, se indexan y buscan los archivos digitalizados.

Desde el punto de vista del usuario, la herramienta GAD es de fácil uso y cuanta con dos módulos que permiten configurar y gestionar los archivos. A través del módulo de configuración se dan de de alta secciones, tipos de documentos, y se realizan las asociaciones necesarias para dar forma a la estructura en que cada organización prefiere ordenar su documentación. Por ejemplo, se puede definir qué usuarios dentro de la organización tendrán permiso para acceder a una u otra funcionalidad de la herramienta GAD, de acuerdo a los roles que asocie a cada uno de ellos.

En tanto, desde el módulo de gestión de documentos se agrega, quita y se hacen modificaciones de los documentos digitalizados. Se pueden guardar versiones diferentes de un mismo documento, indexar, así como realizar consultas y búsquedas entre los archivos almacenados. Los documentos, además, pueden relacionarse a través de jerarquías y dependencias.

Las organizaciones que así lo requieran cuentan, además, con un componente que permite agregar documentos desde la Web, y comunicarse a distancia con el Sistema de Gestión de Archivos Digitales.

“No puedes preguntar a los clientes qué es lo que quieren y luego tratar de dárselo. En el momento en que lo fabriques querrán algo nuevo.”